Prohlášení o zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů a jak nás kontaktovat

• SprávceDATA-PLAN Bohemia spol. s r.o.
• IČO450 23 379
• SídloHorní 133, Prachatice I, 383 01 Prachatice
• E-mailinfo@dataplan.cz

2. Koho se toto prohlášení týká

Toto prohlášení dopadá především na osobní údaje těchto skupin osob:

• klientů a zájemců o naše služby, jde-li o fyzické osoby nebo osoby samostatně výdělečně činné;
• zástupců našich klientů, zájemců, dodavatelů a dalších obchodních partnerů – typicky členů statutárních orgánů, zaměstnanců, pověřených a kontaktních osob a skutečných majitelů;
• osob, které se na nás obrátí s dotazem, poptávkou nebo jinou formou komunikace;
• návštěvníků webových stránek dataplan.cz a winmed.cz.

V případech, kdy pro klienta zpracováváme údaje pouze na základě jeho pokynů jako zpracovatel, zůstává správcem takového zpracování daný klient – toto prohlášení jeho vlastní informační povinnost vůči subjektům údajů nenahrazuje.

3. Jaké osobní údaje a z jakých zdrojů získáváme

Konkrétní rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, v jaké roli s námi přicházíte do styku. U zástupce či kontaktní osoby neshromažďujeme údaje, které se vztahují výhradně ke klientovi nebo jiné smluvní straně.

• Identifikační a kontaktní údajejméno, příjmení, případný titul, adresa, e-mail, telefon a je-li to pro daný účel nutné, také datum narození či jiný identifikátor.
• Profesní a vztahové údajeinformace o zaměstnavateli nebo zastupované osobě, pracovní zařazení, oprávnění k jednání a povaha vztahu k protistraně.
• Smluvní a finanční údajeobsah smlouvy, přehled poskytovaných služeb, platební historie, fakturační údaje a číslo bankovního účtu.
• Údaje z komunikaceobsah poptávek a nabídek, e-mailová a jiná obchodní korespondence a související dokumenty.
• Údaje vyžadované právními předpisyzejména předpisy upravující vedení účetnictví a daňovou evidenci.

Údaje k nám nejčastěji přicházejí přímo od vás nebo od organizace, kterou zastupujete, dále z dokumentace vznikající během spolupráce, a v omezené míře i z veřejných rejstříků, jako je obchodní rejstřík.

4. Musíte nám osobní údaje poskytnout?

Údaje potřebné k projednání, uzavření a plnění smlouvy po vás požadujeme jako smluvní podmínku. Údaje vyžadované zákonem musíme zpracovat bez ohledu na vaši vůli. Bez jejich poskytnutí s vámi nemusíme být schopni smlouvu uzavřít nebo v ní pokračovat, případně můžeme být nuceni vztah či transakci ukončit.

5. Pro jaké účely a na jakém právním základě údaje zpracováváme

5.1 Jednání o uzavření smlouvy

• Účelpříprava a vedení jednání směřujících k budoucímu uzavření smlouvy.
• Osobní údajejméno, příjmení, případný titul, kontaktní údaje, informace o zaměstnavateli či zastupované osobě, pracovní zařazení, obsah vzájemné komunikace a případné další údaje potřebné k přípravě smlouvy.
• Právní základjedná-li s námi budoucí smluvní strana osobně jako fyzická osoba, opíráme se o čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování na její žádost před uzavřením smlouvy. U zástupců, zaměstnanců a dalších kontaktních osob vycházíme z čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy z našeho oprávněného zájmu vést jednání a komunikovat s druhou stranou.
• Zdroj údajůod vás samotných, případně od osoby či organizace, kterou zastupujete nebo která vás jako kontakt uvedla.
• Doba uchovánízáznamy o jednáních, která nevedla k uzavření smlouvy, uchováváme 12 měsíců; v případě sporu až do uplynutí promlčecí doby souvisejícího nároku. Dojde-li k uzavření smlouvy, uplatní se doba uchování podle sekce „Uzavření a plnění smlouvy, správa obchodního vztahu“.

5.2 Uzavření a plnění smlouvy, správa obchodního vztahu

• Účeluzavření a plnění smlouvy, poskytování sjednaných služeb, komunikace s vámi, vystavování faktur, evidence plateb, vyřizování vašich požadavků a celková správa obchodního vztahu.
• Osobní údajeidentifikační a kontaktní údaje, u podnikajících fyzických osob i IČO, DIČ a sídlo či místo podnikání; dále údaje o zastupování a pracovním zařazení, smluvní a transakční údaje, číslo bankovního účtu, přehled poskytnutých služeb a obsah související komunikace.
• Právní základje-li klientem nebo dodavatelem fyzická osoba, opíráme se o plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Údaje zástupců, zaměstnanců a dalších kontaktních osob smluvních stran zpracováváme na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na řádném uzavření, plnění a správě smluvního vztahu.
• Zdroj údajůpřímo od vás nebo od smluvní strany, kterou zastupujete, případně z podkladů předaných v souvislosti s uzavíranou smlouvou.
• Doba uchovánípo celou dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou skartačním řádem pro archivaci smluvní dokumentace; není-li stanovena, uchováváme údaje 3 roky od ukončení vztahu, případně po delší promlčecí dobu, probíhá-li spor.

5.3 Plnění zákonných povinností (účetnictví, daně)

• Účeldodržení povinností, které nám jako správci ukládají účetní, daňové a související právní předpisy, včetně případných regulatorních, identifikačních, kontrolních či oznamovacích povinností.
• Osobní údajejméno, příjmení, případný titul, kontaktní údaje, informace o zaměstnavateli či zastupované osobě, pracovní zařazení, obsah komunikace a další údaje potřebné ke splnění dané povinnosti.
• Právní základplnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, vyplývající zejména z předpisů o účetnictví a z daňových zákonů.
• Zdroj údajůod vás, od organizace, kterou zastupujete, z dokumentace vznikající při plnění smlouvy, případně z veřejných rejstříků, jako je obchodní rejstřík.
• Doba uchovánípo dobu trvání obchodního vztahu a dále 10 let od jeho skončení.

5.4 Ochrana právních nároků a vnitřní kontrola

• Účelvedení evidence obchodních vztahů, předcházení sporům a jejich řešení, doložení splnění povinností, vnitřní kontrola a případné uplatnění, výkon či obhajoba právních nároků naší společnosti nebo třetích osob.
• Osobní údajeúdaje ze smluv, vzájemné komunikace, účetních a provozních záznamů a dalších podkladů relevantních pro kontrolu, spor nebo uplatnění nároku.
• Právní základoprávněný zájem naší společnosti nebo třetí osoby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), spočívající v ochraně majetku, doložení řádného postupu a v uplatnění, výkonu či obhajobě právních nároků.
• Doba uchovánípodle příslušných promlčecích či prekluzivních lhůt, případně po dobu trvání kontrolního nebo soudního řízení; standardně 3 roky od ukončení smluvního vztahu.

5.5 Provoz a zabezpečení webu a informačních systémů

• Účeludržení dostupnosti a bezpečnosti našich webů a informačních systémů, odhalování technických závad, ochrana před zneužitím a kybernetickými útoky a vedení potřebných provozních záznamů.
• Osobní údajeIP adresa, časový údaj o přístupu, navštívená adresa či provedený úkon, HTTP odpověď serveru, informace o použitém prohlížeči, zařízení a operačním systému a další data z provozních a bezpečnostních záznamů.
• Právní základnáš oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém chodu webových stránek a informačních systémů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Zdroj údajůúdaje vznikají automaticky při vaší návštěvě webu nebo používání informačního systému.
• Doba uchování12 měsíců.

6. Komu vaše osobní údaje předáváme (příjemci údajů)

Přístup k osobním údajům mají výhradně osoby, které je nezbytně potřebují ke splnění svých pracovních či smluvních úkolů, a všechny jsou vázány mlčenlivostí. Kromě toho můžeme údaje zpřístupnit i následujícím kategoriím příjemců:

• poskytovatelům hostingu, správy webu, IT podpory, kybernetické bezpečnosti a dalších technických služeb, které skutečně využíváme;
• účetním, daňovým a právním poradcům, auditorům, bankám a pojišťovnám;
• orgánům veřejné moci a dalším subjektům, pokud nám to ukládá zákon nebo je to nutné k ochraně našich práv či práv třetích osob.

Zpracovává-li příjemce údaje naším jménem jako zpracovatel, zavazujeme ho k tomu smlouvou dle čl. 28 GDPR a spolupracujeme jen s poskytovateli, kteří garantují dostatečnou úroveň ochrany osobních údajů.

7. Předávání údajů mimo EU (Evropský hospodářský prostor)

Osobní údaje zásadně nepředáváme mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud by k takovému kroku výjimečně došlo, uskutečnilo by se to výhradně při zajištění odpovídající úrovně ochrany, zejména na základě standardních smluvních doložek, případně v případě předání příjemci do US na základě Data Privacy Frameworku, je-li příjemce v rámci tohoto mechanismu řádně certifikován.

8. Jak vaše osobní údaje zabezpečujeme

Zpracování probíhá jak manuálně, tak automatizovaně. K údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, a to v rozsahu nutném pro výkon jejich úkolů; všechny jsou vázány mlčenlivostí. Zavádíme technická a organizační opatření odpovídající povaze a rizikům zpracování, jejichž smyslem je chránit údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, pozměněním nebo únikem.

9. Provádíme automatizované rozhodování nebo profilování?

Nerozhodujeme o vás výhradně na základě automatizovaného zpracování ani profilování způsobem, který by pro vás měl právní následky nebo se vás jinak citelně dotýkal.

10. Cookies a podobné technologie

Na našich webových stránkách využíváme výhradně technické cookies, nezbytné pro jejich bezpečný chod nebo pro poskytnutí služby, o kterou návštěvník výslovně požádá. Jejich uložení či přístup k nim nevyžaduje souhlas dle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích. Analytické, marketingové ani jiné cookies vyžadující souhlas nepoužíváme.

Kromě cookies mohou být při návštěvě webu zaznamenány i další technické údaje v rámci provozních a bezpečnostních záznamů.

11. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit

Vůči nám jako správci můžete za podmínek daných GDPR uplatnit níže uvedená práva. Jejich konkrétní rozsah se odvíjí od účelu a právního základu, na němž dané zpracování stojí.

• Právo na přístup a kopiimáte právo zjistit, zda vaše údaje zpracováváme, získat informace o tomto zpracování a vyžádat si kopii zpracovávaných údajů.
• Právo na opravumůžete nás požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Právo na výmazza podmínek čl. 17 GDPR můžete požádat o výmaz svých údajů; toto právo se neuplatní, jsme-li povinni údaje uchovávat ze zákona nebo je potřebujeme k uplatnění právních nároků.
• Právo na omezení zpracovánímůžete žádat dočasné omezení zpracování, například pokud zpochybníte přesnost údajů, domníváte se, že je zpracování protiprávní, potřebujete údaje k uplatnění nároku, nebo po dobu vyřizování vaší námitky.
• Právo na přenositelnostje-li zpracování automatizované a založené na smlouvě, můžete od nás získat vámi poskytnuté údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, případně požádat o jejich předání jinému správci.
• Právo podat stížnoststížnost můžete podat u dozorového úřadu, obvykle v místě svého bydliště, pracoviště nebo tam, kde mělo k porušení dojít. V ČR je tímto úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
• Právo vznést námitkupokud údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, můžete ze své konkrétní situace vznést námitku. Zpracování v takovém případě ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy a právy, nebo pokud údaje nepotřebujeme k uplatnění nároku. Proti zpracování pro účely přímého marketingu lze namítat kdykoliv; poté zpracování za tímto účelem okamžitě zastavíme.

Svá práva můžete uplatnit písemně na naší adrese nebo e-mailem na info@dataplan.cz. Na vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitějších případech lze tuto lhůtu podle GDPR prodloužit o další dva měsíce. Před vyřízením žádosti si vyhrazujeme právo přiměřeně ověřit vaši totožnost.

12. Mobilní aplikace FotoImport

Aplikaci FotoImport (Google Play, vývojář DATA-PLAN Bohemia spol. s r.o.) používá personál zdravotnických zařízení k pořízení fotodokumentace a jejímu přenosu do systému ordinace. Tato kapitola popisuje, jak s údaji nakládá samotná aplikace v telefonu; doplňuje ostatní kapitoly tohoto prohlášení.

• Jaké údaje aplikace zpracováváfotografie pořízené fotoaparátem zařízení a fotografie vybrané uživatelem z knihovny zařízení. K fotoaparátu ani ke knihovně aplikace nepřistupuje sama od sebe – vždy až poté, co uživatel focení nebo výběr snímku sám vyvolá.
• Kam se údaje odesílajívýhradně na server FotoImport, který provozuje dané zdravotnické zařízení ve své vlastní místní síti. Fotografie se neodesílají nám jako vývojáři, na internet ani žádné třetí straně. Aplikace k serveru přistupuje po místní síti; přenos v ní není šifrovaný a za zabezpečení sítě i serveru odpovídá provozovatel zařízení.
• Kdo je správcemsprávcem údajů obsažených ve fotodokumentaci je zdravotnické zařízení, které aplikaci a server používá. My vystupujeme jako dodavatel softwaru, případně jako zpracovatel na základě pokynů daného zařízení.
• Uchování a výmazaplikace fotografie trvale neuchovává; dočasná kopie v zařízení se po odeslání maže. O výmaz snímků uložených na serveru žádejte provozovatele daného zdravotnického zařízení. Dotazy týkající se aplikace zodpovíme na info@dataplan.cz.
• Oprávnění aplikacepřístup k fotoaparátu (pořízení snímku) a k informacím o síti (nalezení serveru v místní síti). Aplikace nepoužívá reklamní identifikátory, reklamní sítě ani nástroje pro analytiku a nevytváří uživatelské účty.

13. Aktualizace a platnost tohoto prohlášení

Toto prohlášení můžeme v přiměřené míře aktualizovat, zejména dojde-li ke změně způsobu zpracování údajů nebo platné legislativy. Vždy platí nejnovější verze zveřejněná na našich webových stránkách.

Poslední aktualizace: 21. 9. 2026